Es gibt sehr viele unterschiedliche Kassensysteme, von denen sich je nach Unternehmensart theoretisch auch alte offene Ladenkassen noch eignen. Allerdings sind die alten Registrierkassen oder Geldkassetten nicht auf dem neusten technischen Stand. Sie sind weder fälschungs- noch diebstahlsicher und du kannst damit auch keine Bons drucken, die seit einiger Zeit verpflichtend sind. In einigen Fällen kannst du allerdings mit einer Sondererlaubnis trotzdem mit dieser Kasse weiterarbeiten. Besonders, wenn du sie vor der Neuregelung schon in Gebrauch hattest. Dazu kommt, dass es Änderungen in der Kassensicherungsverordnung für Registrierkassen gibt. Diese Verordnung ist zwar nicht neu, wurde jetzt allerdings verschärft. Worum es dabei geht, erklären wir dir in diesem Artikel.

Was besagt die Kassensicherungsverordnung für Registrierkassen?

In dieser Verordnung ist zunächst festgelegt, welche Kassen von dieser Regelung überhaupt betroffen sind. Wie bereits erwähnt, gilt sie nicht für offene Ladenkassen.

Dazu kommen folgende Punkte:

  • Es ist darin genau beschrieben, wann und wie der Unternehmer die Aufzeichnungen im Sinne der Abgabenordnung zu führen hat.
  • Diese sogenannten digitalen Grundaufzeichnungen müssen anschließend außerdem gespeichert werden. Wie diese Speicherung zu erfolgen hat und was dabei alles zu beachten ist, ist ebenfalls genau in der Kassensicherungsverordnung festgelegt.
  • Zudem regelt die Verordnung, welche einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Datenübertragung notwendig sind und welche Anforderungen für diese gelten.
  • Dazu kommen die Anforderungen an die technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE).
  • Darüber hinaus gibt es konkrete Vorgaben für die auszustellenden Belege.
  • Abschließend kommen noch Regelungen bezüglich der Zertifizierungskosten hinzu.

Was ist eine Technische Sicherheitseinrichtung / TSE?

Um Betrug vorzubeugen und sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle auch wieder in der elektronischen Registrierkasse korrekt und vor allem durchgängig, lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden, sind die TSE vorgeschrieben.

Dabei handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das aufgrund der aktuellen Kassensicherungsverordnung seit dem 1. Januar 2020 vorhanden sein muss. Bei vielen älteren Kassen kannst du es auch nachrüsten. Die Kosten dafür musst du als Unternehmer allerdings selbst tragen.

Kassen, die bauartbedingt nicht umrüstbar sind, musst das Unternehmen ersetzen. Hierfür gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kasse nicht manipuliert wird und damit ein Betrug ausgeschlossen ist. Gleichzeitig soll auch die Steuerhinterziehung unterbunden werden.

Damit die nachgerüsteten TSE auch richtig funktionieren, müssen Sie von einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditierten Prüfstelle zertifiziert werden. Hierfür gibt es sogar noch eine Übergangsfrist für einige Kassen bis zum 30.09.2020.

Nachgerüstete Kassen musst du dann innerhalb von vier Wochen nach Verwendung der neuen TSE ans Finanzamt melden.

Warum gibt es diese Kassensicherungsverordnung für Registrierkassen?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) heißt eigentlich „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“ und wurde vom Bundesfinanzministerium erlassen. Sie basiert auf § 146a AO (Abgabenordnung).

Die Vorschriften helfen dabei, die Mitwirkungspflicht der Unternehmer bei der genauen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle explizit festzulegen. Damit können die Geschäftsinhaber bei der Steuer viel besser und exakter nachweisen, welche Einnahmen und Ausgaben sie hatten.

Insofern sind die Vorschriften wichtig für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, genauer, der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Fazit: Was muss ich gemäß der Kassensicherungverordnung bei der Anschaffung einer Registrierkasse beachten?

Wenn du dir eine neue Registrierkasse zulegen möchtest, dann solltest du auf jeden Fall zu einem neueren, elektronischen Modell greifen.

Denn durch die Verordnungen und gesetzlichen Regelungen macht es keinen Sinn, eine alte oder gebrauchte Kasse anzuschaffen, die du dann nicht nachrüsten kannst. Die Überprüfungen sind sehr genau und im Zweifelsfall droht dir ein hohes Bußgeld.

Deine elektronische Registrierkasse sollte also auf jeden Fall alle genannten Anforderungen der KassenSichV erfüllen. Insbesondere sollte sie eine TSE besitzen.

Ein modernes Kassensystem ist sicherer und effektiver
Noch besser ist sicher die Wahl eines modernen Kassensystems, das branchenspezifisch speziell ausgerüstet ist. Beispielsweise für die Gastronomie mit Tischreservierungen oder im Handel mit einem Warenscanner.

Mit einer modernen Kasse kannst du rechtskonform, sicher und effektiv arbeiten. Und wenn sie an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen ist (oder werden kann), hast du noch weitere Vorteile. Dann kannst du nämlich durch die Schnittstellen zu anderen Abteilungen die gesamten Unternehmensabläufe optimieren und deine Lagerhaltung besser im Auge behalten. Und deine Steuer schneller und mit weniger Aufwand erledigen.

Für jede Unternehmensart gibt es eine ideale Lösung
Natürlich muss deine Kasse auch zum Unternehmen passen. Denn es macht einen Unterschied, ob du ein kleines Einzelhandelsgeschäft betreibst, in dem du gleichzeitig als einziger Mitarbeiter alles erledigst – oder ob du eine Supermarktkette mit verschiedenen Standorten und Onlineshops betreust. Hier eignen sich natürlich jeweils ganz unterschiedliche Kassensysteme.