In fast jedem Büro aber auch in vielen Privathaushalten gibt es kleine oder große Aktenvernichter. Sie helfen ganz praktisch dabei, vertrauliche Daten unkenntlich zu machen und sicher zu entsorgen. Doch was gibt es dabei zu beachten? Wie sicher ist die Aktenvernichtung und welcher Shredder ist der richtige für dich?

Worin unterscheidet sich Streifenschnitt und Partikelschnitt bei einem Aktenvernichter?

Ganz grundsätzlich arbeiten die Shredder mit zwei unterschiedlichen Schnittarten, von denen eine auch die manuellen Geräte mit Handkurbel (für den Schreibtisch) beherrschen. Denn sie schreddern das Papier entweder im Streifenschnitt oder im Partikelschnitt.

Dabei gibt es noch Unterschiede hinsichtlich der Größe der Papierreste. Für Firmen, die sich zertifizieren lassen möchten, ist es ein wichtiger Punkt, die dafür vorgeschriebene Sicherheitsstufe einzuhalten. Auf diese Sicherheitsstufe kommen wir jedoch im nächsten Abschnitt noch zu sprechen.

Streifenschnitt

Beim Streifenschnitt schneidet der Shredder das Papier der Länge nach in lange und schmale Streifen, deren Breite sich je nach Gerät unterscheiden. Viele Aktenvernichter bieten hier die Möglichkeit, verschiedene Stufen einzustellen. Je schmaler die Streifen, desto sicherer sind die Daten, die darauf standen. Breit geschnittene Streifen könnte man später wieder leicht zusammensetzen.

Daher sind sie für empfindliche Daten, wie beispielsweise in einer Bank, nicht geeignet. Geräte mit Streifenschnitt kommen daher meist in Privathaushalten zum Einsatz. Aber falls du einen solchen benutzt und deine Kontoauszüge oder vertrauliche Korrespondenz schredderst, könnten die breiten Streifen später ebenfalls wieder lesbar zusammengepuzzelt werden! Sie entsprechen daher höchstens Sicherheitsstufe 1 und 2.

Partikelschnitt

Beim Partikelschnitt oder auch Kreuzschnitt kann der Aktenvernichter gleichzeitig längs und quer schneiden, wodurch winzige rechteckige Papierschnipsel übrig bleiben. Auch hier lässt sich grundsätzlich die Größe der Rechtecke variabel einstellen. Da sie viel kleiner geraten als die Streifenschnitte, sind sie praktisch nicht mehr zusammensetzbar.

Daher bieten Shredder mit Partikelschnitt auch eine größere Sicherheit, ungefähr Stufe 3, 4 und 5 für den gewerblichen Gebrauch und Stufe 6 oder 7 für den behördlichen Gebrauch. Hier werden die Papierschnipsel schon beinahe pulverisiert und sind daher bei der Regierung und im Militär in Verwendung.

Als Anhaltspunkt kannst du dir ungefähr vorstellen, dass bei einer Sicherheitsstufe von 3 bis 5 ein DIN A4-Blatt ungefähr in 195 bis 2100 Partikel geschreddert wird. Wobei die kleinsten Partikel durch den Mikroschnitt entstehen.

Welche Sicherheitsstufen gibt es bei Aktenvernichter?

Die Sicherheitsstufen sind in Deutschland in der DIN-Norm DIN 66399 aufgeführt.

  • Die einfachste Stufe (1) ist für allgemeine Dokumente geeignet. Bei einem Streifenschnitt ergeben sich hier max. 12 mm breite Papierstreifen. Eine Reproduktion ist mit einfachen Aufwand möglich.
  • Stufe 2 brauchst du für nicht besonders vertrauliches Schriftgut. Die internen Dokumente werden im Streifenschnitt mit einer maximalen Breite von 6 mm unlesbar und entwertet.
  • Stufe 3 ist für vertrauliche und personenbezogene Dokumente empfohlen, hier sind auch Kunststoffe wie Kreditkarten oder Mikrofilm betroffen. Die Papierpartikel haben eine maximale Größe von 320 mm².
  • Stufe 4 ist für besonders sensibles und personenbezogenes Schriftgut, wie zum Beispiel Personaldaten, Arbeitsverträge oder Steuerunterlagen, gedacht. Hier kommt ein Streifenschnitt nicht infrage. Die Partikelgröße erreicht max. 160 mm² (Papier).
  • Stufe 5 ist für geheim zu haltende Dokumente mit existenzieller Wichtigkeit. Dies gilt für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung. Das können zum Beispiel medizinische Berichte, Strategie- oder Konstruktionspläne sein. Das Papier wird bei dieser Stufe zu einer maximalen Partikelgröße von 30 mm² geschreddert.
  • Stufe 6 dient für geheime Hochsicherheits-Daten. Eine Reproduktion ist dabei technisch nicht mehr möglich.
  • Stufe 7 ist für Top Secret Hochsicherheits-Daten und für den Geheimdienst gedacht.

Fazit: Welcher Aktenvernichter ist der richtige für mich?

Wenn du einen Aktenvernichter kaufen möchtest oder musst (für dein Gewerbe), dann musst du als Erstes festlegen, welche Sicherheitsstufe er erfüllen muss. Danach ist die Entscheidung für Streifen- oder Partikelschnitt wichtig. Dieser hängt von deiner Geheimhaltungsstufe ab. Bei niedrigen benötigst du keinen Partikelschnitt und bei höheren darfst du den Streifenschnitt nicht nutzen.

Achte auch darauf, ob du Datenträger oder Chipkarten vernichten musst. Dazu musst du allerdings auf spezielle Geräte zurückgreifen, die nahezu alles zerstören können. Dabei kannst du dich auch an den Anforderungen der DSGVO, der neuen Datenschutzverordnung, orientieren. Denn diese musst du zwingend einhalten, um personenbezogene Daten sicher zu schützen – auch bei der Vernichtung.

Auf welche Daten musst du beim Kauf achten?
Abgesehen von den Punkten, auf die du gemäß der Vorschriften achten musst, hast du auf einige auch selbst Einfluss.

  • Beispielsweise solltest du auf die Schneidleistung achten, also darauf, wie viele Blätter das Gerät gleichzeitig vernichten kann. Dazu kommt das Auffangvolumen (in Litern) für den Auffangbehälter. Er sollte schließlich in dein Büro passen.
  • Wenn du sehr viele Akten zu schreddern hast, solltest du dir überlegen, mehrere Geräte anzuschaffen. Die Größe hängt auch vom Schneideverfahren ab. Die Papierstreifen sind sperriger und nehmen mehr Platz weg im Behälter als die kleinen Schnipsel.
  • Achte außerdem darauf, dass das Gerät einen Autostart und Autostopp hat. Das ist komfortabler, denn das Geräte reagiert darauf, wenn du etwas hineinsteckst und stoppt nach dem Zerkleinern von selbst.

Bitte beachte auch, dass Aktenvernichter der höheren Sicherheitsstufe teurer sind.