Immer mehr Unternehmen setzen darauf, dass ihre Mitarbeiter zu Hause arbeiten. Was für den einen ein Segen, für den anderen ein Fluch ist, stellt beide vor eine Herausforderung: Willst du wissen, wie du dein Home-Office einrichten kannst, um die Konzentration zu fördern? Welche Möbel du brauchst, wie du sie am besten stellst und auch was du (teilweise) steuerlich geltend machen kannst, verraten wir hier!

Das Home-Office – mehr als nur mobiler Arbeitsplatz

Die Begriffe Home-Office und mobiler Arbeitsplatz schwirren seit einigen Jahren um uns herum und werden oft synonym verwendet. Das ist so allerdings nicht richtig. Denn dahinter verbergen sich zwei verschiedene Systeme, welche die Arbeit außerhalb des Büros beschreiben. Da hören die Gemeinsamkeiten aber auch schon auf.

Wer seinen Beruf im Home-Office ausübt, der hat einen festen Arbeitsplatz außerhalb des Büros. Dieser befindet sich in der Regel in den eigenen vier Wänden, kann aber zum Beispiel ebenso in einem Shared Workspace angesiedelt sein. Hier hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass das Setup auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Der Arbeitnehmer wiederum ist an diesen Ort gebunden.

Mehr Flexibilität eröffnet sich beim mobilen Arbeitsplatz. Hier wird in der Regel das Endgerät vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt – meist Tablet oder Laptop. Das soll ermöglichen, dass du von überall deine Aufgaben erledigen kannst. Ob im Zug, Flieger oder eben doch zu Hause: Wichtig ist nur, dass du deine Zeiten, wie vertraglich vereinbart, erbringst. Beide Systeme haben ihre Vor- und Nachteile:

Vorteile Nachteile
Home-Office
  • Arbeitsschutz durch Arbeitgeber prüfbar
  • geringeres Risiko für Datenschutzverstöße
  • i.d.R. bessere Erreichbarkeit, konzentrierteres Arbeiten möglich
  • feste Arbeitszeiten unproblematisch umsetzbar
  • i.d.R. sichere und stabile Internetverbindung, somit weniger Ausfälle
  • Einrichtung ist kostenintensiver als beim mobilen Arbeitsplatz
  • laufende Kosten sind meist höher (v.a. für Strom und Internet)
  • viele Maßgaben bzgl. des Arbeitsschutzes
Mobiler Arbeitsplatz
  • kann flexibel genutzt werden, passt sich besser an den Alltag an
  • meist geringere Kosten
  • Umsetzung ist einfacher (weniger arbeitsschutzrechtliche Vorgaben)
  • höheres Risiko zu Datenschutzverstößen
  • oft auf Mobilnetz angewiesen (nicht immer stabil)
  • höheres Risiko für Ablenkungen, ständige Arbeitsunterbrechungen

 

Home-Office einrichten und steuerlich geltend machen

Bevor wir uns der Einrichtung im Konkreten widmen, wollen wir dir einige hilfreiche Tipps geben, wie du hierbei noch bare Münze sparen kannst. Denn im Prinzip darfst du sowohl dein Home-Office als auch deinen mobilen Arbeitsplatz steuerlich geltend machen. Jedoch gelten hier leicht differenzierte Vorschriften. Wir wollen uns im Zuge unseres Beitrags einmal auf das feste Setup in deiner Wohnung fokussieren – das kannst du natürlich bei beiden Systemen (mit-)nutzen.

Ganz klar ist die Regelung, wenn du ausschließlich von zu Hause arbeitest: Hierbei kannst du deine Home-Office-Kosten unbegrenzt abrechnen. Anders ist das, wenn du nur teilweise im Heimbüro deine Pflichten erledigst. Hier gilt eine jährliche Grenze von 1250 Euro. Jedoch ist die Voraussetzung für beide Maßnahmen, dass es sich um ein abgetrenntes, abschließbares Arbeitszimmer handelt. Doch was kannst du nun eigentlich konkret geltend machen?

  • Miete: Nutzt du ein Arbeitszimmer, können die Mietkosten anteilmäßig angerechnet werden (das gilt für die Kaltmiete sowie Nebenkosten). Kommen Kunden zu dir nach Hause, kannst du zudem Flur und Toilette mit absetzen.
  • Telefon- und Internetkosten: Werden diese ausschließlich im Büro genutzt, können sie abgesetzt werden. Sonst ist eine anteilige Abrechnung bei z.B. Flatrates meist möglich.
  • Technische Geräte: Drucker, PCs usw. sind steuerlich anerkannt, wenn sie für deine Arbeit notwendig sind.
  • Einrichtung: Sogenannte Werbungskosten können immer geltend gemacht werden. Dazu gehören z.B. Schreibtisch, Bürostuhl und Büromaterial.

Du siehst schon: Wenn du deine Home-Office-Einrichtung steuerlich absetzen möchtest, gilt es einiges zu beachten. Wir können dir hier wirklich nur einen knappen Überblick geben, da viele Faktoren an individuelle Umstände geknüpft sind. Hast du also konkrete Fragen, solltest du dich am besten an einen Steuerberater wenden.

Home-Office einrichten: Wie du das Büro sinnvoll gestaltest

Während das Home-Office Einrichten eine sehr individuelle Sache ist, wollen wir dir hier ein paar grundlegende Tipps geben. Wie genau du am Ende deine Möbel anordnest und was überhaupt möglich ist, hängt natürlich stark von deinem Raum ab. Wie groß ist er, wie ist er geschnitten, wie viele gerade Wände hast du, an welchen Stellen finden sich Steckdosen – all das beeinflusst die Anordnung deines Büros.

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Voraussetzungen: Was das Büro mitbringen muss

Damit du dein Home-Office einrichten kannst und dich danach auch noch wohlfühlst, sprechen wir davon, dass der Raum mindestens 10 m2 messen sollte. Zudem muss er einige Voraussetzungen erfüllen. Willst du darin an einem PC arbeiten, sind die Stromanschlüsse natürlich am wichtigsten. Mindestens eine Doppelsteckdose ist hier das A und O.

Ein eigener Internet- bzw. Telefonanschluss kann gleichermaßen nützlich sein. Besonders wenn du, wie oben beschrieben, die Kosten zu 100 % in die Steuererklärung einfließen lassen willst. Nutzt du eh dein heimisches WLAN oder hast du den Router über ein LAN-Kabel verbunden, ist diese Buchse weniger entscheidend.

Wichtiger ist hingegen die Beleuchtung. Am besten hat der Raum, in dem du dein Home-Office einrichten willst, ein Fenster. Denn Tageslicht schafft die optimale Arbeitsatmosphäre. Zusätzlich kannst du LEDs einsetzen, die dieses Licht imitiert. Vor allem im Winter kann das helfen, deine Konzentration zu fördern.

Möbel: Was du zum Home-Office Einrichten brauchst

Eigentlich können wir nicht ganz pauschal sagen, was du für dein Home-Office alles brauchst. Denn auch das ist ganz davon abhängig, in welchem Beruf du tätig bist und wie viel Zeit du überhaupt in deinem Arbeitszimmer verbringst. Vonseiten des Finanzamts ist das Ganze etwas klarer geregelt. Hier ist definiert, dass das Heimbüro über eine gewisse Grundausstattung verfügen muss. Dazu gehören:

  • Schreibtisch
  • Stuhl
  • Regale/Aktenschränke

Die meisten Berufe, für die du ein Home-Office einrichten musst, finden online am Computer statt. Entsprechend brauchst du natürlich auch ein entsprechendes Endgerät. Das kann der Laptop sowie der Desktop-PC sein. An diesem Setup willst du in der Regel lange, bequem und vor allem konzentriert deine Aufgaben schaffen können. Um das zu gewährleisten, findest du in unserem Beitrag zur Ergonomie am Arbeitsplatz viele hilfreiche Tipps, wie die Möbel beschaffen und angeordnet werden sollten.

Übrigens: Zusätzlich zum eigentlichen Setup gestattet das Finanzamt einige persönliche Dekorationsgegenstände wie Pflanzen, Familienbilder und Poster. Auch eine Couch darf sich im Arbeitszimmer befinden. Hast du also noch Platz in deinem Home Office, kannst du den auch ein wenig individualisieren und an deinen Arbeitsstil anpassen. So zum Beispiel, wenn du dich gern einmal mit deinem Notebook auf das Sofa verziehst.

Anordnung: Wie du deine Möbel sinnvoll aufstellst

Entscheidend beim Home-Office Einrichten sind nicht nur die technischen Gegebenheiten und die ausgewählten Möbel. Vielmehr kommt es darauf an, was du daraus machst. Viele Menschen platzieren ihren Schreibtisch beispielsweise direkt vor dem Fenster. Das führt zum einen dazu, dass du nur schwer lüften kannst, zum anderen aber auch, dass du ständig Kontrasten ausgesetzt wirst. Denn das einfallende Licht blendet dich und kann auf die Dauer sogar zu Kopfschmerzen führen.

Auch die Sonne im Rücken zu haben, ist nicht ideal. Denn besitzt du nicht gerade einen stark entspiegelten Bildschirm, wirst du hier mit nervigen Reflexionen zu kämpfen haben. Am besten ist es darum, wenn du den Tisch seitlich, also im 90°-Winkel zum Fenster platzierst. So kannst du das Tageslicht optimal ausnutzen.

Home-Office einrichten und Konzentration fördern

Alle Tipps, die wir dir bisher gegeben haben, sollten als Resultat haben, dass du konzentrierter arbeiten kannst. An dieser Stelle wollen wir sie darum noch einmal zusammenfassen und sie ein wenig ergänzen. Denn mit einigen wenigen Handgriffen kannst du dein Home-Office so einrichten, dass du dich nicht nur wohlfühlst, sondern auch ohne Probleme deine Aufgaben schaffst:

  • Räumliche Trennung: Ein Home-Office im Schlaf- oder Wohnzimmer verführt meist dazu, andere Sachen zu tun (z.B. aufzuräumen, sich kurz auszuruhen, etc.). Ein separater Raum trennt Wohn- und Arbeitsbereich und sorgt für eine bessere Atmosphäre, um deine Pflichten zu erledigen.
  • Größe: Die Maße deines Raums sowie des Schreibtisches und der anderen Möbel sollten auf deine Tätigkeit abgestimmt sein. Arbeitest du an einem PC, muss dennoch genug Platz zum Ablegen deiner Arme bleiben.
  • Ergonomie: Sitzt du am Esstisch oder auf einem unbequemen Stuhl, sorgt das auf Dauer oft für Rücken-, Nacken- und Kopfschmerzen. Um das zu vermeiden, solltest du dein Setup auf deine Bedürfnisse abstimmen!
  • Tageslicht: Unser natürlicher Bio-Rhythmus orientiert sich an der Sonne. Ist diese aufgegangen, werden wir wacher und damit konzentrierter. Hat dein Home-Office kein Fenster, sollte wenigstens eine Tageslichtlampe einziehen.
  • Atmosphäre: Im Arbeitszimmer sollte eine ruhige Stimmung herrschen. Fernseher, selbst Bilder und Haustiere im Raum sorgen für Ablenkung. Auch das Erdgeschossfenster kann dich am konzentrierten Schaffen hindern. Sorge am besten dafür, diese Störquellen zu verbannen.
  • Frische Luft: Unser Gehirn braucht Sauerstoff, um zu arbeiten. Lüfte darum regelmäßig oder besorge dir gar einen Luftreiniger, um von einer besseren Atemluft zu profitieren.

Weiterführende Links
www.haufe.de/…/arbeitsrecht-was-mobilarbeit-von-homeoffice-unterscheidet
www.ikk-classic.de/…/unterschied-mobiles-arbeiten-homeoffice
www.t-online.de/…/homeoffice-pauschale-was-sie-von-der-steuer-absetzen-koennen-und-was-nicht.html
www.bueromoebel-experte.de/…/arbeitszimmer-steuerlich-absetzen/
www.bueromoebel-experte.de/…/home-office-perfekt-einrichten/
www.inside-digital.de/…/tipps-fuer-deine-homeoffice-einrichtung-und-ausstattung